Eine Archivrecherche muss sich in der Regel an den Ordnungsstrukturen des Archivs orientieren. Warum ist das nicht umgekehrt?

Der wünschenswerten Ordnung des Archivs nach den Fragestellungen und der Weltsicht der Benutzer stehen im Wesentlichen zwei Hindernisse entgegen. Zum einen ist die Einordnung des Archivguts in komplexe Ordnungssysteme (bzw. in Ontologien im Sinne der Informatik) bei dem für Archive üblichen Ressourcenrahmen in der Regel nicht zu leisten. Zum anderen wechseln die hinter Ordnungssystemen stehende Weltsicht und die Fragestellungen der Forschung schnell – jedenfalls aus der Perspektive der auf unbefristete Dauer angelegten Archive. Die Erfahrung mit benutzerorientierten Versuchen zur sachsystematischen Ordnung (Pertinenzprinzip) hat gezeigt, dass die geschaffenen Ordnungssysteme obsolet werden und erhebliche Korrekturarbeiten erzwingen, wenn sich das Denken der Menschen und die Ordnung der Welt ändern.

Da die Ordnung von Archiven den in langfristiger Veränderung befindlichen Ordnungssystemen meistens nicht nachgeführt werden kann, wird Archivgut in der Regel nach dem Provenienzprinzip geordnet. Das heißt: Die bei einer Stelle entstandenen Unterlagen bilden auch im Archiv einen „Bestand“. Wenn immer möglich, wird eine mit dem Bestand gewachsene Ordnung beibehalten.

Neben den nach Provenienzprinzip gebildeten Beständen gibt es Sammlungen, die erst im Archiv zusammengestellt und nach eigener Systematik geordnet werden.

1. Welche Bestände kommen in Frage?

Archivbenutzer sollten zunächst anhand der Beständeübersicht  die Ordnung des Archivs (= Tektonik) überschauen und entscheiden, welche Bestände für sie interessant sind. Eine Recherche per Suchwort führt bei der Beständeübersicht oft nicht zum Erfolg, weil hier der Schwerpunkt auf der Vermittlung eines Überblicks liegt und nur relativ wenige Detailinformationen wie etwa Namen von Personen geboten werden.

2. Welche Archivalien möchte ich sehen?

Die in den Beständen zusammengefassten Archivalien (z.B. Akten, Bilder u.a.) sind in Findmitteln beschrieben, die teilweise in Online-Findmitteln präsentiert werden. Die Archivalien können orientiert an der als „Klassifikation“ bezeichneten Ordnungsstruktur des Bestands recherchiert werden. Die einzelnen Bestände und deren Klassifikationen können im Online-Findmittel unter der Rubrik „Beständeliste“ angesteuert werden.

Daneben besteht die Möglichkeit zur Eingabe von Suchworten. Bei der Eingabe von Suchworten sollte stets bedacht werden, dass die Findmittel nur einen Teil der im Archivgut genannten Personen und Sachen ausweisen. So kann zum Beispiel ein Wissenschaftler in einer Akte genannt sein, obwohl die Beschreibung dieser Archivalie (z.B. „Beschaffung des Rechners Electrologica X8“) dies nicht ausweist.

Nach Maßgabe rechtlicher Bestimmungen kann erst ein Teil der im Archiv vorhandenen Findmittel zur Online-Recherche bereitgestellt werden. Ebenso ist das Angebot dadurch begrenzt, dass noch nicht alle der teilweise analog und als provisorischer Behelf entstandenen Finmdmittel für eine Online-Darstellung aufbereitet wurden. Mit dem Fortschritt der Arbeiten zur Aufbereitung der Findmittel sowie nach dem Ablauf von Schutzfristen werden die Online-Findmittel schrittweise erweitert. Wenn mit den Online-Findmitteln noch kein Sucherfolg erzielt wurde, lohnt sich oft eine ergänzende Anfrage an das Archiv. Eventuell kann dabei auch Auskunft über unbearbeitete Zugänge erfolgen, die noch nicht in der Beständeübersicht erscheinen.

Tipp: In der Beständeübersicht erscheint eine größere Zahl von Beständen als in den Online-Findmitteln. So finden sich in der Beständeübersicht auch Beschreibungen von Beständen, deren Verzeichnungseinheiten aufgrund von Schutzfristen noch nicht frei gezeigt werden dürfen. Bei wissenschaftlichen Vorhaben kann jedoch in bestimmten Fällen eine Verkürzung der Schutzfristen erfolgen und der Zugang im Einzelfall gewährt werden.

3. Einsichtnahme

1. Einsichtnahme vor Ort

Einsicht in Archivgut erfolgt nach Maßgabe der Benutzungsordnung auf Antrag im KIT-Archiv. Eine Ausleihe an Privatpersonen erfolgt nicht. Die per Online-Recherche ermittelten Archivalien können unter Angabe von Bestandsnummer (online: „VE Bestandsnummer“) und Signatur vorab per E-Mail bestellt werden. Für die Einsichtnahme ist eine Terminvereinbarung erforderlich. Die Bestellung gilt vorbehaltlich der Genehmigung des Benutzungsantrags und einer Einzelfallprüfung auf eventuell anzuwendende Schutzfristen.

Sollten Sie an der Recherche vor Ort gehindert sein, kann das KIT-Archiv Recherchen gegen ein Entgelt von 15,00 Euro je angefangene Viertelstunde für Sie ausführen. Bitte erörtern Sie einen Recherchewunsch in jedem Fall mit dem Archiv. Die Recherche nach Matrikeleinträgen einzelner Personen dauert ungefähr eine halbe Stunde. Schriftliche Anfragen nach Art und Umfang von Archivgut sind hingegen gebührenfrei.

Das KIT-Archiv fertigt auf Bestellung digitale Reproduktionen von Archivgut nach Maßgabe der Gebührenordnung des Landesarchivs Baden-Württemberg. Ein Auszug mit den häufigsten Gebührenarten ist auf der Gebührenseite des KIT-Archivs zu finden. Sie können Ihren Reproduktionswunsch gerne per E-Mail mitteilen.